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  • Thibaud Surini

Personnaliser vos messages automatiques d’absence au travail

Personnaliser vos messages automatiques est une occasion de vous démarquer. Des mails automatiques sont générés chaque année par les salariés. À des périodes données, ils précisent une absence pour congés ou encore pour maladie. Vos collaborateurs seront heureux de voir que vous avez pensé à leur plaisir de lecture. Ils se souviendront aussi de vous comme une personne authentique.



Vous avez tous déjà été surpris de recevoir une réponse instantanée de votre interlocuteur, une fois votre mail parti. C’est le propre des mails automatiques. Ceux qui vous informent que votre collaborateur sera indisponible entre telle et telle date. Ceux qui vous laissent à penser qu’il sirote un cocktail en bord de plage, alors que vous stagnez derrière votre écran. Croyez-moi, vous serez d’autant moins frustré que vous lirez un texte original… Voici quelques conseils pour la rédaction d’un tel message.



1. Pourquoi de la créativité dans un mail automatique ?


a. La place de l’e-mail


Nous parlerons du fait de personnaliser ses messages automatiques, et de l’apport d’originalité à ses messages d’absence pour congés et maladie. Avant cela, quelques éléments de contexte…


Depuis l’essor d’Internet, l’e-mail a révolutionné le monde du travail. On dénombre ainsi 3 millions de mails envoyés chaque seconde sur la planète (Source : Internet Live Stats).


Il présente l’atout indéniable de rapidité dans des échanges quasi instantanés. Il permet aussi de contacter n’importe qui dans le monde entier. Il est enfin moins onéreux qu’un appel international.


À l’inverse, il remplace (trop) souvent un simple coup de fil. Dans le pire des cas, il a même pour objectif de dire « On descend manger à la cantine ? » à son voisin de bureau. Il nous bloque derrière un écran, par des messages où l’émetteur est « uniformisé ». En recevant un courriel, on n’entend pas la voix de son collaborateur. On lit une police d’écriture, sans voir sa manière d’écrire à la main. La seule différenciation possible est donc par le style d’écriture et l’originalité qu’on voudra bien y mettre.


Bref, le mail est partout, tant dans nos vies personnelles que professionnelles. Et ce n’est pas prêt de changer…


Le message automatique a ceci de particulier qu’il concerne tous les salariés. Dans tous les domaines d’activités, on a droit à quelques vacances annuelles. D’où le besoin, dans ces périodes, de prévenir ses collaborateurs de son indisponibilité. Il permet notamment de ne pas créer d’attente inutile, ni de frustration. Si le mail d’absence concerne principalement les congés, il se justifie aussi pour un arrêt maladie.


b. Se démarquer au travail


Vous avez besoin de conseil à la rédaction de message ? Ou vous êtes à l’aise pour les formuler ? Le mail est un outil professionnel indéniable. Mais il est avant tout (et on l’oublie peut-être trop souvent) un vecteur d’écriture. Alors, pourquoi ne pas pouvoir le lire avec autant d’envie qu’un bon livre ? Pourquoi s’interdire de beaux vers ou une belle prose, pour procurer du plaisir au lecteur ? Si le fond doit rester professionnel, la forme peut devenir un atout.


Personnaliser son message d’absence est une des pistes pour se démarquer. Si, plutôt qu’un modèle traditionnel, votre destinataire lit un texte bien écrit, il aura sûrement envie de revenir vers vous. Il peut vouloir féliciter votre créativité. Il peut vouloir privilégier votre relation commerciale, par rapport à un concurrent. Il peut enfin vouloir vous débaucher. Votre profil singulier peut répondre à ses attentes ou celles de son réseau.


Ce travail n’est pas nouveau : vous l’avez tous fait avant d’intégrer votre boîte. En rédigeant votre lettre de motivation, c’est le même objectif de démarcation que vous aviez. Le besoin de « sortir du lot », pour que votre employeur vous fasse davantage confiance. Tout au long de la vie professionnelle, il s’agit donc d’être soi-même. Cela évite de s’enfermer dans des modèles numériques sans identité.


c. Renforcer le lien social et humain


On l’a vu : à force d’envoyer des courriels, on en oublierait presque le lien social et le contact humain. Les interactions sont nécessaires pour s’insérer dans la société et s’y sentir bien. Trop plonger dans le virtuel est un risque de déconnexion de la réalité.

À deviner l’originalité d’un courriel d’absence, on provoque le sourire et l’émotion. On sort du carcan systématique, presque robotique. On suscite un plaisir équivalent à la réception d’une carte de vœux personnalisée.


Hormis une absence pour congés, même pour des arrêts maladie, diffuser un message inédit est vertueux. Cela peut générer de l’empathie, et vous créer plus de soutien pour votre prompte guérison. Cela peut dédramatiser la situation et vous mettre du baume au cœur.




Éviter les mails automatiques apparaît comme une marque de respect pour les destinataires. On participe aussi à leur bien-être au travail. On les autorise à prendre une « pause lecture et culture », même si elle ne dure que quelques secondes. C’est d’autant plus important dans une société où tout doit être instantané.


Enfin, vous vous affirmerez davantage, en montrant que le travail n’est pas votre seule activité au quotidien. Que vous avez trouvé un équilibre dans votre vie, en n’omettant pas les temps de pause, qui seront d’autant plus bénéfiques à votre retour. Il est important de s’autoriser le droit à la déconnexion.


2. Comment mettre de l’originalité dans ses courriels d’absence ?


a. Soyez vous-même !


Pour générer de la créativité dans un mail automatique d’absence, que ce soit pour congés ou pour maladie, mettez-y votre personnalité.


Être original, c’est sûrement plus facile à dire qu’à faire ! Il ne faut pas chercher à être créatif. Il faut se connaître, s’appuyer sur ses valeurs et savoir ce qu’on veut transmettre.


Par exemple, si vous êtes amateurs de mots d’esprit, je suggère de remplacer la traditionnelle « En cas d’urgence, merci de contacter le secrétariat au… » par « En cas d’urgence, appelez le 15 ! ». En plus, vous pourrez même sauver des vies en rappelant le numéro de l’ambulance !


b. Mettez du style !


Même si vous avez besoin de conseil à la rédaction de messages, la langue française est d’une richesse absolue, pour le vocabulaire, les sonorités… L’histoire culturelle prouve bien l’intérêt des Français pour l’écriture. Cela doit aussi être une source d’inspiration.


Vous avez forcément lu des ouvrages qui vous ont marqués. Vous pouvez trouver des idées dans des nouvelles, des poèmes, des histoires. Vous pouvez jouer avec votre jargon professionnel pour l’associer à un contexte de vacances. Vous avez forcément un lien avec l’écrit, quel qu’il soit, qui peut être mis à profit. Il ne demande qu’à être développé. Des ateliers d’écriture peuvent vous permettre d’étoffer votre répertoire.


3. Conseils dans la rédaction de messages et pièges à éviter


a. Ne cassez pas la confiance !


Mettre de la créativité dans son mail automatique n’est pas sans risque. Pour que votre idée singulière ne se retourne pas contre vous, il faut garder un lien de confiance avec ceux qui vous liront. N’oubliez pas que vous ne pourrez pas répondre rapidement, si l’originalité dans vos courriels d’absence est mal perçue. Alors, pour éviter les désagréments, quelques conseils :

  • Gardez un ton professionnel : ne dévoilez pas une image totalement inverse du sérieux que vous dégagez habituellement ;

  • Gardez un ton respectueux : ne tombez pas dans le domaine familier. Vous n’écrivez pas à vos amis… ;

  • Attention à l’humour : il est bénéfique s’il est bien utilisé. Ne mettez pas d’humour qui peut brusquer (ex : humour noir) ;

  • Vérifier votre français : comme tout texte, faites relire et corriger votre message avant de le rendre automatique. Potentiellement, des centaines de gens liront votre message en votre absence ;

  • Ne passez pas pour un faignant : s’affirmer à prendre une pause est très bien. Mais le travail se doit de rester un lieu où vous êtes investi et qui reste dans vos priorités. N’insinuez pas l’inverse avec les mots choisis.

b. Gardez une vie privée !


Le message d’absence pour congés ou maladie doit maintenir la frontière avec votre vie privée. On ne veut pas savoir où vous partez en vacances ni ce dont vous souffre. Ce que vous allez faire ne nous regarde pas… Cela vous appartient, et c’est très bien comme ça !


Pensez aussi à ne pas détailler les dates où vous seriez en voyage. Les cambrioleurs ne vous en remercieraient jamais assez !



Personnaliser ses messages automatiques est une occasion qui se présente fréquemment dans l’année. Mettre de la originalité dans vos courriels d’absence renforcera le lien social et humain avec vos collaborateurs et accroîtront la confiance qu’ils ont en vous. Encore peu répandue, cette pratique est un outil de démarcation à ne pas négliger.

Vous ne savez pas comment poser les mots personnalisés sur votre message d’absence ?




Crédits photos : Images par Steve Bidmead et Andrew Martin de Pixabay